E-Mail an den Kongressveranstalter: verspätetes Manuskript

Situation: Sie haben sich für einen medizinischen Kongress angemeldet, bei dem Sie gerne einen Vortrag halten möchten. Sie erhalten nun ein E-Mail vom Sekretariat der Kongressveranstalter. Als Vorbereitung für die Antwort haben Sie sich schnell ein paar Notizen gemacht.

Von: Konstanze Weber k.weber [at] medtagung.de.example
An: ....................
Betreff: Vortrag
Datum: 31.07.20..

Sehr geehrte/r ...................,

Sie haben sich für den medizinischen Herbstkongress zum Thema „Herzgesundheit – neue kardiologische Ansätze“ mit einem Vortrag angemeldet. Leider mussten wir feststellen, dass Sie uns Ihr Vortragsmanuskript nicht fristgerecht übermittelt haben.

Wir haben Sie bereits vor zwei Wochen schriftlich aufgefordert, uns schnellstmöglich eine Zusammenfassung Ihres Vortrags per E-Mail zukommen zu lassen. Allerdings haben wir keine Rückmeldung von Ihnen erhalten.

Aus organisatorischen Gründen können wir Ihren Beitrag für den diesjährigen Kongress daher nicht mehr annehmen. Gerne merken wir Ihren Beitrag aber für unsere Medizintagung im nächsten Frühling vor, sofern er thematisch passend ist. Bitte beachten Sie diesbezüglich unbedingt unsere Fristen.

Über Ihre Anmeldung für die Teilnahme am Kongress als Besucher am Freitag freuen wir uns sehr. Allerdings ist der Tagungsbeitrag in Höhe von € 158,– noch nicht bei uns eingegangen. Wir bitten Sie, diesen so rasch wie möglich auf unser Konto zu überweisen.

Mit freundlichen Grüßen
Konstanze Weber
Kongressveranstaltung

Ihre Notizen dazu:

ich weiß, mein Beitrag kommt zu spät ...
musste ein Projekt abschließen; habe das telefonisch mitgeteilt
schicke Manuskript noch heute!
Thema ist jetzt von höchster Aktualität!!!
Dachte, ich zahle nur 120 €!
Mitglieder der Ärztevereinigung bekommen doch Vergünstigung, oder?

Formulieren Sie nun ein formal angemessenes Antwortschreiben, in dem Sie auf alle notierten Punkte auf höfliche und formelle Weise eingehen. Übernehmen Sie die Vorgaben nicht wortwörtlich, sondern verwenden Sie eigene, situationsangemessene Formulierungen. Es geht vor allem darum, Ihr Anliegen (Teilnahme mit Vortrag und zum vergünstigten Preis) trotz selbst verschuldeter Versäumnisse durchzusetzen.

Beachten Sie dabei die textsortenspezifischen Anforderungen eines formellen Schreibens (Anrede, Schlussformeln, Höflichkeitsformen).