Sie arbeiten als freie Mitarbeiterin bzw. freier Mitarbeiter für die Firma RSB. Ihre Arbeit als Beraterin bzw. Berater müssen Sie der Firma RSB in Rechnung stellen, um Ihr Honorar zu erhalten. Diese Rechnung soll nach bestimmten Vorgaben erstellt und weitergeleitet werden. Lesen Sie den Text und lösen Sie die Aufgaben 15-18.
Anleitung Rechnungen per E-Mail
1. Erstellen der Rechnung
Bitte lesen Sie die folgenden Informationen sorgfältig. Wir haben uns bemüht, die notwendigen Einträge genau zu erklären. Bei Rückfragen steht Ihnen Frau Ganther gern zur Verfügung (Durchwahl -64, E-Mail: Ganther [at] rsb-relocation.de.example).
Als Grundvoraussetzung gilt, dass alle freien Mitarbeiter eine bestimmte vordefinierte Vorlage zur Rechnungserstellung verwenden. Hierzu wurde eine Vorlage von uns erstellt, die jedem freien Mitarbeiter als Excel-Datei per E-Mail zugeschickt wird mit der Bitte, an bestimmten Stellen die eigenen Daten in die betreffenden Felder einzutragen. In der Mustervorlage sind die abzuändernden Daten mit blauer Schrift erstellt. Anschließend sollte das individuell angepasste Muster von jedem freien Mitarbeiter als Vorlage (also noch ohne Zahlen) gespeichert werden, um bei Bedarf (Erstellen einer neuen Rechnung) genutzt werden zu können.
Aufbau/Umgang mit der Rechnungsvorlage
Kopfzeile: Die Angaben in den Zeilen „Klara Mustermann" usw. sollten selbstverständlich von jedem freien Mitarbeiter individuell abgeändert werden.
Ort/Datum: Bitte diese beiden Einträge in getrennte Zellen schreiben, genau wie in der Vorlage. Das Datum wird von uns automatisch ausgelesen. Das funktioniert nicht, wenn es gleichzeitig mit dem Ort in einer Zelle steht. Das Datum muss jeweils aktualisiert werden.
Drittkosten-Belege müssen mit separater Post im Original an uns geschickt werden. Bitte kleben Sie hierzu den Beleg auf ein DIN-A4-Blatt auf. Bitte geben Sie auf dem Blatt einen eindeutigen Bezug dazu an (Referenz: Ihre Rechnungs-Nr. und die RSB-interne Auftrags-Nr.).
2. Versenden der Rechnung
Die Rechnungen werden an uns per E-Mail geschickt - mit Ausnahme von Original-Belegen. Zu diesem Zweck wurde extra eine neue E-Mail-Adresse eingerichtet: rechnungen [at] rsb-relocation.de.example
Bitte benutzen Sie ausschließlich diese E-Mail-Adresse, um uns Ihre Rechnungen zu schicken. Die Buchhaltung erhält Ihre Rechnung, kann diese erfassen und dann sofort bearbeiten. Bitte schicken Sie auch nicht mehrere Rechnungen gleichzeitig in einer E-Mail. Es ist leichter für uns, wenn Sie jede Rechnung in einer getrennten E-Mail schicken, besonders dann, wenn mit unterschiedlichen Kunden gearbeitet wurde.
Die Original-Belege bitte per Post zu Händen von Frau Ganther schicken.
Vielen Dank für Ihre Kooperation!
RSB Relocation Services und Beratung, Dreieichstraße 59, 60594 Frankfurt am Main
15. Jede freie Mitarbeiterin bzw. jeder freie Mitarbeiter …
16. Ort und Datum sollen …
17. Kostenbelege sollen …
18. Rechnungen sollen …